Kenali Asas Koordinasi dan Bagaimana Penerapannya dalam Sebuah Law Firm

Share :

Pertanyaan:

D-Lead yth.,

Apa yang dimaksud dengan asas koordinasi dan bagaimana asas tersebut diterapkan dalam suatu law firm?

(Pertanyaan dari Adrian Putranto)

Jawaban:

Asas koordinasi menekankan perlunya setiap bagian menyerasikan, memadukan, dan menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu, maupun perumusan kebijaksanaan, perencanaan, pemrograman dan pelanggaran, pengendalian serta pengawasan tugas dan fungsi yang diembannya di dalam suatu kantor hukum.

Peran penting kolaborasi antara personel-personel (baik jika terdiri dari berbagai departemen dalam kantor hukum yang bersangkutan) jelas sangat diperlukan dalam rangka menciptakan ritme kerja yang selaras dan konstruktif. Pola-pola koordinasi memang merupakan aspek penting yang harus dibangun. Oleh karenanya pada bagian ini memang berkaitan dengan konteks pembagian tugas. Berbeda dengan pemahaman pembagian tugas di atas, dimana di atas lebih menekankan pada aspek penjenjangan dan lingkup tanggung jawab seseorang dalam tatanan kantor. Pada bagian ini lebih menekankan tentang bagaimana bentuk-bentuk penanganan kasus dalam tim.

Pada kantor-kantor hukum lazimnya dalam menangani kasus telah dibentuk suatu team job description dan time table atau dapat juga dilakukan hal yang sedemikian rupa dikarenakan atas ketentuan dari peraturan perundang-undangan, yaitu seperti dalam proses Initial Public Offering – IPO (Penawaran Umum). Khusus dalam rangka IPO selain dibangun satu bagan kerjasama tim internal tetapi juga dalam lingkup eksternal, yaitu dengan konsultan pajak, appraisal, akuntan publik, notaris, dan penjamin emisi.

Bentuk koordinasi ini harus juga disosialisasikan selain dengan tim pengacara/konsultan hukum yang tergabung dalam penanganan kasus, tetapi juga pada pustakawan, sekretaris, kurir dan office boy. Terlebih terhadap pekerjaan yang memiliki tenggat dan memerlukan adanya koordinasi tingkat tinggi, serta waktu yang sangat terbatas hingga mengakibatkan harus bekerja dalam durasi yang lebih lama setiap harinya dari batas normal. Peran pustakawan adalah berkenaan dengan kelengkapan informasi dan peraturan-peraturan terkait dalam proses penanganan kasus, dimana bagiannya dituntut untuk memiliki wawasan dan jaringan jika ternyata tidak terdapat informasi yang dibutuhkan di kantor hukum yang bersangkutan, yaitu dengan berkoordinasi dengan pusat-pusat data kepustakaan atau informasi yang ada lainnya. Tujuannya agar terdapat informasi yang akurat yang sedianya dipergunakan dalam menunjang produk hukum yang akan dikeluarkan.

Partisipasi sekretaris dalam menunjang penanganan kasus tidak hanya terbatas pada pekerjaan yang sifatnya membantu atasannya saja, tetapi juga dapat diikutsertakan untuk hal-hal yang bersifat klerikal. Maksudnya adalah terhadap setiap dokumen yang dihasilkan, maka akan diserahkan kepada sekretaris yang bersangkutan agar dilakukan pemeriksaan ulang bilamana terdapat typography error. Meskipun hal tersebut dapat dilakukan oleh para pengacara atau konsultan yang bersangkutan, tetapi bentuk penyerahan tugas ini adalah untuk tidak menghambat pekerjaan yang masih harus diselesaikan oleh tim pengacara/konsultan hukum yang bersangkutan. Kepada mereka dapat pula diserahkan tanggung jawab untuk melakukan proses surat menyurat dalam rangka penanganan proyek.

Selain daripada itu sekretaris ini juga dapat membentuk tim dalam konteks pembagian shift kerja terhadap pekerjaan yang sangat memakan waktu hingga larut malam, sehingga pekerjaan tetap dapat berjalan secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaan dilapangan sekretaris juga dapat bertugas sebagai traffic dengan bagian keuangan terhadap urusan logistik, seperti konsumsi, kelengkapan alat tulis maupun komputer dan lain sebagainya, maupun pengadaan transportasi dan akomodasi dalam rangka penyelesaian perkara atau proyek.

Penyelenggaraan koordinasi ini semestinya dilaksanakan tidak hanya dalam penanganan kasus-kasus atau proyek-proyek tertentu saja. Latar belakang yang mendasari adalah suatu penanganan pekerjaan selalu membutuhkan adanya perencanaan yang baik dalam pengerjaannya, sehingga suatu pekerjaan dapat ditentukan tingkat efektifitas dan efisiensi, serta maksimal toleransi waktu yang diberikan. Terhadap kasus ataupun proyek tertentu memang dapat dikecualikan, seperti dikarenakan tingkat kesulitan yang dihadapi sangat sederhana, terdapat aspek kerahasiaan yang hanya boleh diketahui oleh kalangan yang sangat terbatas maupun alasan-alasan lainnya, baik yang datang dari kantor hukum maupun atas permintaan klien sepanjang hal tersebut masih dapat diterima.

Skema koordinasi dalam pelaksanaannya sangat diperlukan adanya masukan dan saran dari bagian keuangan dalam melakukan proyeksi terhadap perkiraan biaya operasional yang dikeluarkan dengan pendapat yang diperoleh kantor hukum. Perhitungan dimaksud telah dibuat secara seksama dengan turut memperhitungkan toleransi kesalahan, terutama apabila terjadi pergeseran mundur jadwal. Jangan sampai dalam proyek tersebut kantor hukum akan mengalami kerugian dan tidak sebaliknya. Terlebih untuk kasus-kasus yang akan diberikan sisa pembayaran jasa hukumnya dalam bentuk success fee setelah kasus tersebut telah berhasil ditangani.

Demikian jawaban dari kami, semoga dapat membantu.

Sumber: Hertanto, Ari Wahyudi. Kantor Hukum: Pendirian dan Manajemennya (Teori dan Praktik). Jakarta: Sinar Grafika, 2016.

 

Scroll to Top
Open chat
1
Selamat datang di D-LEAD ada yang bisa kami bantu ?