Pertanyaan:

D-Lead yth.,

Apa saja yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang senior associate di suatu law firm?

(pertanyaan dari Badriyah)

Jawaban:

Jabatan senior associate ini kurang lebih diibaratkan sebagai sebagai traffic. Traffic yang dimaksud dalam hal ini sebagai pihak yang menjembatani hubungan antara managing partner dan/atau partners dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan para profesional yang tingkatannya berada di bawah senior associate. Dengan kata lain tingkat ketelitian dan penanganan kasus maupun pekerjaan dituntut lebih tajam dan dalam hal ini senior associate melakukan evaluasi apakah terhadap pekerjaan yang telah dilakukan oleh bawahannya telah dilakukan secara baik dan benar.

Posisi senior associate ini dapat dibedakan dalam dua kategori umum, yaitu yang membidangi bidang litigasi dan bidang non litigasi. Penjabaran mengenai fungsi dan tanggung jawabnya diatur secara lebih mendalam dalam kebijakan kantor hukum. Dalam menjalankan fungsinya, para senior associate dituntut untuk secara berkesinambungan untuk menjalin koordinasi dan komunikasi baik dengan partner maupun managing partner. Dengan demikian pendistribusian wewenang dan tanggung jawab tetap dapat terjaga tanpa mengganggu efektifitas kerja maupun kantor hukum.

Salah satu variasi yang dapat penulis kemukakan adalah dengan membagi dalam 3 (tiga) kategori tugas senior associate yang membidangi lingkup tanggung jawab sebagai berikut:

• Senior Associate bidang sumberdaya manusia dan Pengembangannya.

Posisi senior associate bidang sumberdaya manusia dan pengembangannya antara lain meliputi:

1. Mengembangkan konsep-konsep manajemen untuk kemudian diimplementasikan kedalam kinerja Kantor Hukum dengan melalui tatanan dan koridor yang telah sebelumnya disepakati bersama.
2. Menerima masukan, input, saran, maupun kritik terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kinerja Kantor Hukum.
3. Berupaya untuk memberikan kontribusi dalam rangka upaya penanganan konflik-konflik yang terjadi antar sesama pengacara dan/atau staf kantor hukum.
4. Mengelola dan mengawasi kinerja divisi-divisi yang ada agar secara berkesinambungan tetap menjalankan fungsi dan tugasnya secara baik dan benar.
5. Selalu mencari terobosan-terobosan baru dalam rangka penerapan sistem manajemen.
6. Menjembatani aspirasi keluarga besar kantor hukum dengan jajaran pimpinan Kantor Hukum.
7. Bertanggung jawab untuk menjaga efisiensi dan kesinambungan kerja divisi-divisi yang terdapat dalam Kantor Hukum.
8. Bertanggung jawab terhadap pengembangan dan proses transfer know how terhadap seluruh konsultan Kantor hukum, yang dilalui dengan cara mengikut sertakan konsultan yang ada dalam kegiatan seminar, lokakarya, workshop dan lain sebagainya.
9. Bertanggung jawab untuk mengadakan pengembangan wawasan internal melalui lokakarya internal, presentasi, debat terbuka, forum diskusi maupun dengan menggunakan metode-metode lainnya.
10. Bertanggung jawab terhadap bagaimana peningkatan mutu, optimalisasi dan efisiensi kinerja Kantor hukum.
11. Mengadakan kerjasama dengan managing partner, (para) partner dan senior associate lainnya yang membidangi bidang-bidang lainnya untuk menjadikan seluruh pengacara maupun staf lainnya tetap memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam setiap perkembangan yang terjadi maupun secara sengaja dibangun untuk kepentingan kantor hukum.
12. Secara bersama-sama dengan seluruh konsultan Kantor hukum mengadakan agenda rutin yang berhubungan dengan peningkatan motivasi dan wawasan lingkup profesi konsultan hukum.

• Senior Associate bidang pengembangan sistem administrasi dan teknologi informatika.

Posisi senior associate bidang pengembangan sistem administrasi dan teknologi informatika antara lain meliputi:

1. Mengembangkan dan memperkenalkan applied system terhadap penggunaan teknologi informatika mengikuti kebutuhan dan perkembangan yang terjadi.
2. Mengembangkan dan menerapkan pola-pola administrasi dan pelayanan terhadap klien terhitung sejak masuk kedalam lingkup dan tanggung jawab Kantor Hukum, proses, pada saat, setelah selesai pekerjaan dan metode-metode pengarsipan.
3. Mengawasi sistem teknologi informatika dan jaringan komputer Kantor Hukum.
4. Melakukan koordinasi dengan para pengacara/konsultan dan karyawan kantor hukum lainnya teknologi informatika dalam rangka pemeliharaan jaringan komputer yang telah tersedia.
5. Bertanggung jawab terhadap pola-pola pemeliharaan jaringan komputer dan dokumentasi kantor hukum.
6. Bertanggung jawab dalam hal pengawasan sistem administrasi dan pelayanan terhadap para klien.
7. Melakukan inventarisasi terhadap kebutuhan-kebutuhan Kantor Hukum baik yang bersifat teknis maupun non-teknis dalam lingkup administrasi Kantor Hukum dan teknologi informatika.
8. Bekerjasama dengan pustakawan dalam rangka mengelola data-data dan dokumen-dokumen yang berada dalam pengawasan kantor hukum.
9. Menentukan kebijakan terhadap pengelolaan dokumen-dokumen yang dimiliki kantor hukum dengan terlebih dahulu melakukan koordinasi dengan para partner yang bersangkutan dan pustakawan.
10. Mempersiapkan format dan template terhadap administrasi Kantor Hukum antara lain (a) surat; (b) faksimili; (c) legal opinion; (d) legal due diligence; (d) internal memorandum; dan lain sebagainya, dimana dalam penyusunannya akan merujuk pada referensi-referensi yang baku dan koordinasi dengan pihak-pihak terkait dalam Kantor hukum.

• Senior Associate bidang pengembangan usaha.

Posisi senior associate bidang pengembangan usaha (business development) antara lain meliputi:

1. Melakukan kegiatan pemasaran termasuk didalamnya pola-pola memberikan pelayanan yang baik dalam tatanan etika profesi bidang hukum.
2. Melakukan penawaran dan negosiasi secara langsung dengan prospektif klien atau klien Kantor hukum.
3. Melakukan upaya-upaya pendekatan pada setiap prospektif klien ataupun klien terhadap nilai jual dan kinerja Kantor Hukum, dimana termasuk pula didalamnya untuk melakukan upaya persuasif agar prospektif klien atau klien tidak akan berpaling dan tetap akan mempergunakan pelayanan jasa yang diberikan oleh Kantor hukum.
4. Melakukan hubungan-hubungan yang berkaitan dengan public relations yang tidak hanya eksklusif pada tingkat klien maupun pengusaha, melainkan pada seluruh lapisan lembaga-lembaga pemerintah, antar sesama konsultan hukum, seluruh lembaga swadaya masyarakat, maupun kalangan lainnya.
5. Memiliki konsep dan visi mengenai konsep kebutuhan masyarakat pengguna jasa hukum dan konteks kekinian dari pertumbuhan hukum yang dinamis.
6. Bertanggung jawab untuk selalu mengkoordinasikan perkembangan ataupun status dari tugas yang diberikan kepadanya kepada managing partner dan bagian keuangan Kantor Hukum, guna untuk menentukan parameter maupun langkah-langkah maju yang perlu dipersiapkan.
7. Bertanggung jawab untuk melakukan upaya-upaya pemasaran dan ekspansi dalam lingkup bisnis Kantor Hukum.
8. Bertanggung jawab untuk memberikan masukan terhadap sesama rekan konsultan dalam menyikapi iklim maupun pola-pola yang dinamis dalam melakukan negosiasi, penawaran, pelayanan maupun bertransaksi dengan klien ataupun lembaga-lembaga lainnya.
9. Membuat suatu tulisan secara berkala (misalnya setiap 3 bulan sekali) terhadap isu-isu yang dianggap menarik sehubungan dengan business development.
10. Melakukan kerjasama dengan mitra kerja konsultan Kantor Hukum dalam mekanisme rotasi sebagai suatu bentuk transfer of know how dan memberikan wawasan agar setiap konsultan dari Kantor hukum tidak canggung dalam berhadapan maupun menyikapi keinginan klien bahkan dalam menghadapi permasalahan hukum yang menjadi isu permasalahan.
11. Memberikan motivasi kepada rekan-rekan sekerjanya dalam kiat-kiat yang menjadi landasan yang perlu untuk dijadikan parameter dan strategi pemasaran 

Apabila tidak diterapkan atau fungsinya lebih diperluas lagi, maka hal itu merupakan kebijakan internal dari kantor hukum yang bersangkutan. Tidak jarang kantor hukum dalam menyiasati kondisi yang sedemikian rupa dibentuk satu lembaga lagi, yaitu corporate secretary, yang memiliki job description yang kurang lebih serupa dengan pembagian tugas di atas. Tidak tertutup kemungkinan bahwa posisi corporate secretary tersebut diberikan kepada salah satu senior associate dari Kantor Hukum yang bersangkutan.

Selain daripada fungsi yang telah diuraikan di atas senior associate merupakan suatu jabatan yang lahir dan merupakan pengejawantahan tugas dari partner yang melakukan supervisi terhadap senior associate. Bentuk pengejawantahan ini secara lebih lanjut akan disinergikan dengan pola-pola koordinasi dan pemetaan pekerjaan terhitung dari sejak dimulainya pekerjaan, pengolahan, penyelesaian maupun sampai dengan tahap inventarisasi dokumen secara keseluruhan. 

Secara umum fungsi jabatan dari senior associate adalah sebagai supervisor dalam penanganan kasus, dimana didalamnya terdapat tim yang terdiri dari beberapa anggota. Fungsi ini sebenarnya lebih difokuskan sebagai koordinator tim dan bertanggung jawab atas pembagian, pengawasan dan pengevaluasian pekerjaan, sedangkan di sisi lain hasil pekerjaan tim yang telah disusun oleh para associate, pada tahap ini akan menjadi tanggung jawab senior associate yang bersangkutan.

Dengan tanpa mengesampingkan tugas dan tanggung jawabnya sebagai konsultan ataupun pengacara masing-masing senior associate diberikan tanggung jawab tambahan untuk membenahi dan memelihara perkembangan serta pertumbuhan Kantor hukum. Tugas-tugas yang telah diberikan terhadap masing-masing pihak yang bersangkutan wajib untuk diberikan laporan maupun perkembangan tidak semata-mata bila dipandang perlu melainkan dalam bentuk laporan yang bersifat periodik. Laporan tersebut sedianya akan disampaikan kepada managing partner dan (para) partner untuk kemudian akan dievaluasi tentang langkah-langkah maupun tindakan-tindakan yang perlu dan penting untuk segera ditindaklanjuti.

Perlu kiranya untuk diketahui bersama bahwa terhadap bidang-bidang sebagaimana yang telah disebutkan di atas yang berada di bawah koordinasi dan pengawasan senior associate, tidak berarti bahwa secara mutlak bidang-bidang tersebut terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kebijakan atau pola kinerja atau lingkup lainnya yang berhubungan dengan bidang-bidang tersebut berada sepenuhnya ditangan senior associate. Tidak hanya itu, setiap masukan, saran ataupun usulan yang ada akan diakomodir, diperhatikan dan kemudian disaring sebelum kesemuanya diformulasikan menjadi suatu kebijakan maupun laporan kepada managing partner. Dengan demikian senior associate dalam hal ini menjadi selain sebagai jembatan juga merupakan filter terhadap seluruh aspirasi keluarga besar Kantor hukum.

Demikian jawaban dari kami, semoga dapat membantu.

Sumber: Hertanto, Ari Wahyudi. Kantor Hukum: Pendirian dan Manajemennya (Teori dan Praktik). Jakarta: Sinar Grafika, 2016.