Ari Wahyudi, S.H., M.H.
Penguasaan informasi di bidang hukum dapat dibedakan sebagai berikut:
- bidang litigasi, yang meliputi:
a. peradilan perdata;
b. peradilan pidana;
c. peradilan niaga;
d. peradilan agama;
e. arbitrase;
f. sengketa perburuhan;
g. sengketa peradilan tata usaha negara;
h. dan lain sebagainya. - bidang non-litigasi, yang meliputi:
a. korporasi;
b. penanaman modal asing;
c. perbankan;
d. lembaga pembiayaan;
e. pasar modal;
f. perdagangan lokal/internasional;
g. kontraktor;
h. industri kecil/menengah/besar;
i. pertambangan;
j. dan lain sebagainya.
Pembidangan-pembidangan tersebut di atas jelas memiliki konsekuensi logis, bahwa
seorang praktisi hukum dituntut untuk memiliki wawasan yang luas. Wawasan dimaksud adalah wawasan yang tidak terbatas pada bidang sosial melainkan juga pada bidang- bidang eksakta. Kemampuan seorang praktisi hukum terhadap suatu bidang tertentu lazimnya timbul berdasarkan intuisi ataupun minat dari diri yang bersangkutan, yang kemudian oleh pihak manajemen kantor hukum disikapi sebagai suatu potensi yang dimiliki oleh seorang praktisi hukum. Perlu kiranya untuk disampaikan bahwa pada pelaksanaannya pembidangan-pembidangan pada lingkup praktisi hukum secara umum hanya dibedakan 2, yaitu litigasi maupun non-litigasi. Oleh karenanya para praktisi hukum dituntut untuk memilih salah satu dari bidang tersebut atau terjun di kedua bidang dimaksud secara bersamaan.
Posisi bidang pengembangan sistem administrasi dan teknologi informatika antara lain meliputi:
a. Mengembangkan dan memperkenalkan applied system terhadap penggunaan
teknologi informatika mengikuti kebutuhan dan perkembangan yang terjadi.
b. Mengembangkan dan menerapkan pola-pola administrasi dan pelayanan terhadap
klien terhitung sejak masuk kedalam lingkup dan tanggung jawab firma, proses,
pada saat, setelah selesai pekerjaan dan metode-metode pengarsipan.
c. Mengawasi sistem teknologi informatika dan jaringan komputer firma.
d. Melakukan koordinasi dengan para pengacara/konsultan dan karyawan kantor
hukum lainnya teknologi informatika dalam rangka pemeliharaan jaringan
komputer yang telah tersedia.
e. Bertanggung jawab terhadap pola-pola pemeliharaan jaringan komputer dan
dokumentasi kantor hukum.
f. Bertangggung jawab dalam hal pengawasan sistem administrasi dan pelayanan
terhadap para klien.
g. Melakukan inventarisir terhadap kebutuhan-kebutuhan firma baik yang bersifat
teknis maupun non-teknis dalam lingkup administrasi firma dan teknologi informatika.
h. Bekerjasama dengan pustakawan dalam rangka mengelola data-data dan
dokumen-dokumen yang berada dalam pengawasan kantor hukum.
i. Menentukan kebijakan terhadap pengelolaan dokumen-dokumen yang dimiliki
kantor hukum dengan terlebih dahulu melakukan koordinasi dengan (para)
partner yang bersangkutan dan pustakawan.
j. Mempersiapkan format dan template terhadap administrasi firma antara lain (a)
surat; (b) faksimili; (c) legal opinion; (d) legal due diligence; (d) internal
memorandum; dan lain sebagainya, dimana dalam penyusunannya akan merujuk
pada referensi-referensi yang baku dan koordinasi dengan pihak-pihak terkait
dalam Kantor hukum.
k. Lain-lain.
Salah satu kualifikasi dalam konteks control terhadap kualitas produk dinyatakan sebagai berikut:
Control of inspection, measuring and test equipment.
a) General, a practice must maintain, or have easy access to, a legal reference
system sufficient to allow practitioners to engage in their practice competently.
b) Control procedures, all legal reference materials used by the practice, including
on-line services, statutes, reports, loaned material and in-house generated
materials (e.g., memoranda and briefs), must be catalogued, kept up to date and
properly stored. A practice must maintain or have easy access to such reference
equipment and software (e.g., lexis, microfilm readers, computer databases) as is
required to practice law completely and must have personnel properly trained on
such equipment and software. Where reference equipment or reference software
is used, they must establish the extent and frequency of such checks and must
maintain records as evidence of control which must be made available to clients
on request.
PUSTAKAWAN
Pustakawan atau juga dikenal dengan istilah librarian memiliki tugas antara lain sebagai berikut:
a. Memberikan bantuan informasi tentang peraturan perundang-undangan yang
berlaku sesuai dengan kebutuhan pengacara/konsultan hukum dalam menangani
kasus-kasus tertentu;
b. Selalu memperbaharui database, baik berupa buku-buku, peraturan perundang- undangan, artikel, pengumuman-pengumuman, jurnal dan lain sebagainya yang
dapat berbentuk buku maupun soft copy;
c. Menyusun katalog tentang buku, peraturan, artikel, jurnal dan lain sebagainya
secara tertata rapi dan lengkap;
d. Melakukan filling terhadap dokumen-dokumen kantor, baik yang masih berjalan
kasusnya maupun untuk tujuan dokumentasi;
e. Menguasai dan terbiasa dengan teknologi internet;
f. Mengajukan anggaran terhadap buku-buku yang sekiranya wajib dimiliki oleh
kantor hukum;
g. Mensosialisasikan kepada seluruh pengacara/konsultan hukum terhadap
informasi-informasi baru tentang buku, artikel, jurnal dan lain sebagainya.
h. Bertanggung jawab dalam hal memberikan pinjaman buku, sirkulasi buku dan
pengembalian buku, serta proses penggantian oleh peminjam bilamana buku atau
materi yang merupakan dokumen perpustakaan tersebut hilang oleh si peminjam;
i. Mengetahui tentang kronologi peraturan perundang-undangan dan dapat memberikan pemaparan singkat tentang pencabutan, perubahan maupun segala
sesuatu hal yang berkaitan dengan subjek perundang-undangan dimaksud;
j. Dan lain-lain
Posisi pustakawan dalam kantor hukum adalah sebagai penunjang terhadap informasi dan akses informasi, baik masalah hukum, ekonomi, sosial kemasyarakatan dan lain
sebagainya yang berkenaan dengan kasus yang ditangani. Dengan adanya bantuan
pustakawan, maka sudah barang tentu akan menciptakan efisiensi dan pembagian kerja yang bersifat praktis. Karena apabila pengacara yang bersangkutan turun langsung untuk melakukan riset, dilain pihak tidak tertutup kemungkinan terjadi kemunduran jadwal terhadap penanganan kasus utamanya. Sedangkan, waktu adalah salah satu faktor utama yang harus diperhatikan dalam pemberian pelayanan jasa.
Pustakawan yang bersangkutan juga harus memiliki jaringan dan kemampuan
penelusuran dokumen secara baik. Artinya, dalam kerangka berpikirnya telah tertanam logika hukum agar berkesesuaian antara kebutuhan pengacara dan objek yang dibutuhkan. Jaringan di sini adalah bilamana di kantor tidak memiliki data yang
diperlukan, maka pustakawan yang bersangkutan memiliki relasi yang bergerak di bidang kepustakaan hukum dan dapat diandalkan untuk saling bekerjasama dalam tukar menukar informasi.
Tugas lainnya adalah untuk menjaga database baik yang berbentuk hardcopy maupun
softcopy. Inisiatif dari pustakawan juga dituntut dalam rangka menciptakan terobosanterobosan baru dalam pengelolaan data yang dimiliki kantor maupun metode-metode lainnya dibidang kepustakaan.