Pertanyaan:

D-Lead yth.,

Apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab dari seorang staf bagian keuangan suatu law firm?

(Pertanyaan dari Putri Shofwatul)

Jawaban:

Bagian keuangan merupakan bagian yang vital dikarenakan operasional dan remunerasi karyawan berikut seluruh biaya-biaya lainnya berada dalam wewenang dan tanggung jawabnya. Bagian keuangan ini sebenarnya berada dalam koordinasi dan pengawasan managing partner, namun dengan turut memperhatikan bahwa bagian keuangan merupakan sarana penunjang dan terlepas dari bidang hukum, maka sudah barang tentu pola perhitungan maupun proyeksi serta perhitungan akuntansi merupakan bagian yang tersendiri.

Menurut pendapat Joyce Morton dalam bukunya Legal Office Procedures, didalamnya dikemukakan sebagai berikut:

“Finance is an administrator may also be responsible overseeing the firm’s day to day billing, collections, and other financial operations. An administrator may supervise or prepare budgets and financial accounting statements.”

Sedangkan dalam buku Craig Klafter dan Gordon Walker sehubungan dengan lingkup pekerjaan konsultan/praktisi menerapkan quality system requirements yang dapat disebutkan pula keterlibatan bagian keuangan yang meskipun dalam tulisannya yang dicantumkan adalah practice yang dalam hal ini adalah konsultan dimana konsultan yang bersangkutan sudah semestinya mengetahui alur dana Kantor Hukum, yaitu sebagai berikut:

• Pembelian

1. Umumnya, praktisi harus memastikan bahwa barang-barang yang dibeli dan jasa yang digunakan sesuai dengan persyaratan tertentu yang ditentukan.
2. Evaluasi terhadap pemborong (subcontractor), praktisi harus menyeleksi pemasok (supplier) dan jasa (contoh: penasehat luar, saksi ahli, penyedia persediaan kantor) berdasarkan keahlian mereka untuk memenuhi persyaratan tertentu, termasuk persyaratan yang berkaitan dengan kualitas kerja, yang ditentukan oleh praktisi. Praktisi harus membuat catatan mengenai pemasuk yang dapat diterima. Penyeleksian pemasok tersebut, serta tipe dan tingkatan/ jangkauan dari kontrol kerja yang ditentukan oleh praktisi, harus terkait dengan tipe barang dan jasa, dan apabila memungkinkan, terkait dengan laporan audit dan catatan yang menyangkut kualitas kerja yang dibuat oleh pemasok (supplier) yang sebelumnya telah diperlihatkan kemampuannya. Praktisi juga harus memastikan bahwa sistem kerja pemasok (supplier) adalah efektif.

• Data pembelian, dokumen pembelian harus menjabarkan barang dan jasa yang dipesan, termasuk, yang dapat digunakan sebagaimana yang ditentukan oleh praktisi:

1. Identifikasi yang terperinci dari produk yang dipesan (misal, 92295A Hewlett Packard LaserJet toner cartridge –black).
2. Deskripsi yang lengkap serta penjelasan dari persyaratan atas jasa yang dipesan (misal, instruksi tertulis kepada penasihat luar untuk melakukan spesifikasi pekerjaan yang ditangani, siapa yang menanganinya, persyaratan hukum, dan jangka waktu yang berlaku).

Praktisi harus melakukan review dan menyetujui dokumen pembelian untuk keakuratan persyaratan hukum tertentu dan kasus yang secepatnya harus diselesaikan;

1. Verifikasi atas produk yang dibeli
2. Verifikasi pemasok (supplier) dan premis pemborong (subcontractor). Hal ini dilakukan ketika praktisi memutuskan untuk memverifikasi pekerjaan pemborong (contoh: Saksi ahli, pengacara, pengantar, konsultan mesin) di tempat usaha pemborong (subcontractor), praktisi harus menetapkan pengaturan dan ketentuan dalam pekerjaan dalam instruksi tertulis.
3. Verifikasi pelanggan atas produk borongan. Apabila ditentukan dalam perjanjian pembelian, klien atau wakilnya harus diberi hak untuk memverifikasi tanda pembayaran dari barang yang dibeli atau jasa yang digunakan atas nama klien dalam persyaratan tertentu.  Verifikasi oleh klien tersebut tidak berarti menjadikan praktisi bebas dari tanggung jawab dalam memberikan barang atau jasa yang layak bagi klien atau dalam mencegah apabila terjadi penolakan selanjutnya. Apabila klien atau wakilnya menolak untuk melakukan verifikasi, maka verifikasi yang sedemikian rupa tersebut sebaiknya tidak digunakan oleh praktisi untuk membebaskannya dari tanggung jawab untuk menjaga kualitas kerja yang efektif dalam hal penyediaan barang dan jasa dari pemasok (supplier).

Dari uraian tersebut di atas, maka dapat ditarik bahwa lingkup pekerjaan dan tanggung jawab bagian keuangan antara lain, meliputi:

1. pengelolaan terhadap biaya operasional Kantor Hukum;
2. melakukan pembukuan terhadap seluruh arus kas Kantor Hukum;
3. melakukan pengawasan terhadap produk-produk maupun alat-alat perlengkapan Kantor Hukum yang harus dimiliki;
4. memiliki informasi terakhir tentang persediaan inventaris kantor;
5. bersama-sama dengan managing partner termasuk dan tidak terbatas para partner-nya menerapkan kebijakan keuangan Kantor Hukum;
6. melakukan penagihan kepada klien;
7. melakukan follow up terhadap setiap status dan perkembangan klien, termasuk pada kasus-kasus penundaan pembayaran;
8. menjalin hubungan baik dengan klien;
9. melakukan pengumpulan time sheet;
10. menghitung jam kerja dari seluruh konsultan dan kemudian saling cross check untuk kemudian dibuatkan invoice; dan
11. melakukan efisiensi biaya apabila diperlukan;

Demikian jawaban dari kami, semoga dapat membantu.

Sumber: Hertanto, Ari Wahyudi. Kantor Hukum: Pendirian dan Manajemennya (Teori dan Praktik). Jakarta: Sinar Grafika, 2016.