Pertanyaan:

D-Lead yth.,

Apa saja tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris yang bekerja pada suatu law firm?

(Pertanyaan dari Pandya Dimas)

Jawaban:

Tugas dan pekerjaan sekretaris antara lain adalah sebagai berikut:

1. menerima dikte dan mengerjakannya untuk diproses;
2. menyelenggarakan arsip (general file), personal file (folders), kartu-kartu cek, list (daftar indeks);
3. membaca dan mensortir;
4. menyimpan arsip-arsip pimpinan (keeping the record);
5. membuat perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya;
6. mengatur telepon keluar masuk lokal dan interlokal;
7. mengatur perjalanan, hotel, resepsion, tiket penerbangan, bis dan lain-lain;
8. mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama relasi pimpinan serta keluarga dari pimpinan;
9. menggunakan berbagai macam peralatan perkantoran (komputer, faksimili; fotocopy dan lain-lain);
10. mengatur korespondensi pimpinan;
11. mengolah bahan-bahan dikte untuk penyusunan laporan-laporan;
12. menyusun serta menyelenggarakan data-data dan statistik secara terbatas;
13. menerima langganan, nasabah-nasabah, relasi-relasi, dan tamu-tamu lainnya agar mempunyai kesan-kesan yang menyenangkan tentang organisasi tersebut;
14. mengatur pembelian-pembelian kecil untuk keperluan kantor dan pimpinan;
15. bertindak sebagai perantara antara pimpinan dengan pegawai bawahan atau para anggota lainnya;
16. menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan;
17. berlaku sebagai office manager untuk pimpinan;
18. mengatur rapat dan menyusun notulen rapat;
19. mengikuti surat kabar dan menggunting berita-berita penting;
20. harus bisa mengikuti jalannya organisasi seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang ada kaitannya dengannya jalannya organisasi.

Adapun tugas lainnya adalah seorang sekretaris yang sama pentingnya yaitu bertindak sebagai perantara untuk pimpinannya dengan pihak lain dari luar kantor. Sikap yang ramah kepada tamu dan relasi perusahaan dituntut dari seorang sekretaris, demikian juga dapat menerima tamu dengan cara bijaksana.

Demikian jawaban dari kami, semoga dapat membantu.

Sumber: Hertanto, Ari Wahyudi. Kantor Hukum: Pendirian dan Manajemennya (Teori dan Praktik). Jakarta: Sinar Grafika, 2016.