Pertanyaan:

D-Lead yth.,

Apa saja bentuk keahlian yang dituntut dari seorang sekretaris yang bekerja pada suatu law firm?

(Pertanyaan dari Nuke Reyhan)

Jawaban:

Profesi sekretaris merupakan suatu profesi yang penting dan selalu diperlukan oleh organisasi modern, baik dalam ruang lingkup kegiatan yang masih sederhana sampai kepada industri raksasa. Demikian halnya dengan fungsi sekretaris Kantor hukum yang dipandang masih relatif sederhana, tetapi justru sebelum semakin kompleks maka terlebih dahulu diadakan pembenahan dalam rangka mempersiapkan dan membenahi secara internal struktural.

Perkataan sekretaris berasal dari bahasa latin, yaitu secretum yang berarti rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamakan secretarium atau atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire sedangkan dalam bahasa Inggris disebut dengan secretary. Pada permulaannya seorang sekretaris merupakan orang yang memegang rahasia. Dalam perkembangan selanjutnya, pengertian dalam sekretaris tersebut lebih luas lagi, seperti yang dikemukakan oleh M. Braum dan Ramon dari Portugal sebagai berikut: Yaitu seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala itu.

Jadi pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan tersebut dapat melaksanakan tugasnya secara efektif. Perlunya tenaga bantuan ini karena pimpinan tersebut banyak melakukan kegiatan. Sedangkan ia sendiri terbatas kemampuannya. Tenaga bantuan ini yaitu seorang sekretaris yang membantu tugas pimpinan agar dapat berjalan dengan lancar dan terarah. Pengertian sekretaris terbagi atas:

• Sekretaris pribadi atau private secretary.

Sekretaris pribadi hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator atau perantara pimpinan. Seorang sekretaris pribadi bukan merupakan pegawai dari kepalanya tetapi mempunyai tanggung jawab organisasi. Pekerjaan yang diberikan kepadanya dipertanggung jawabkannya langsung kepada pimpinan yang dibantunya. Sesuai dengan predikatnya, sebagai sekretaris pribadi perlu mengetahui sifat-sifat dari pimpinannya, keinginannya, serta kebiasaannya. Dengan demikian dapatlah terjalin saling pengertian antara sekretaris dengan pimpinan, sehingga dapat melancarkan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan.

• Sekretaris perusahaan atau business secretary.

Ruang lingkup tugas-tugas sekretaris perusahaan lebih luas daripada sekretaris pribadi. Lazimnya pada saat ini dikenal dengan sebutan sekretaris organisasi atau sekretaris eksekutif yang banyak ditemui pada perusahaan-perusahaan negara, organisasi-organisasi negara, lembaga-lembaga dan perusahaan-perusahaan swasta nasional maupun asing. Salah satu pengertian sekretaris yang ada kaitannya dengan business secretary, yaitu selain sekretaris yang berperanan semata-mata sebagai pembantu, terdapat juga sekelompok sekretaris yang mempunyai tugas sebagai manajer. Karena berkedudukan sebagai manajer, maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya para pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dilembagakan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sekretaris dan dikepalai oleh sekretaris yang berfungsi sebagai sekretaris dimaksud.

Sekretaris merupakan penghubung penting, antara eksekutif dan pembantu-pembantunya, seluruh staf dan publik. Peran penghubung ini menyebabkan bahwa sekretaris dapat menciptakan dan memelihara bisnis kantor yang lancar. Untuk inilah, maka harus mengenal segala metode kerja yang tepat guna dan metode untuk mengatasi hambatan-hambatan. Tetapi karena modernisasi dan perkembangan teknologi menghendaki pengembangan diri dan peningkatan keterampilan, baik secara kejuruan maupun manajerial, maka harus:

1. memiliki wawasan dan dapat melihat kedepan;
2. membuat rencana;
3. mengatur waktu dan jadwal;
4.  tanggung jawab;
5. melaksanakan prakarsa secara lunak;
6. mempergunakan sarana telekomunikasi secara teliti;
7. dapat berbicara secara menarik;
8. memiliki prinsip kehati-hatian yang sangat tinggi;
9. peningkatan daya ingat;
10. surat-menyurat dengan baik dan secara komunikasi;
11. mengetik lebih baik; dan lain-lain.

Demikian jawaban dari kami, semoga dapat membantu.

Sumber: Hertanto, Ari Wahyudi. Kantor Hukum: Pendirian dan Manajemennya (Teori dan Praktik). Jakarta: Sinar Grafika, 2016.